Standar Pengelolaan Administrasi Organisasi Kemahasiswaan

Pengertian Administrasi, Ciri-ciri, Fungsi, Tujuan, Ruang Lingkup ...

Organisasi kemahasiswaan memiliki peranan yang sangat penting bagi mahasiswa, namun pengelolaannya menjadi sulit ketika dilakukan tidak terstruktur. Sistem pengelolaan organisasi kemahasiswaan diperlukan untuk mempermudah pengelolaan organisasi kemahasiswaan.

Apa itu Administrasi?

Kata administrasi berasal dari kata ad dan ministro (Latin). Dalam bahasa Inggris ad = to, ministro = minister yang berarti ”melayani atau menyelenggarakan” (Webster, 1974). Definisi yang sederhana dari administrasi adalah suatu proses kegiatan penyelenggaraan yang dilakukan oleh seorang administrator secara teratur dan diatur melalui perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan akhir yang telah ditetapkan. Dalam pengertian tersebut, administrasi lebih ditekankan pada proses kegiatan penyelenggaraan.

Mari Mengenal Kegiatan utama Organisasi !

Kegiatan Utama dalam Organisasi dibedakan menjadi:

  • Kegiatan Pokok à merupakan misi organisasi
    • Kegiatan Penunjang à mempermudah organisasi mencapai misi.

Lalu dilakukan oleh siapa kegiatan penunjang dalam sebuah organisasi?

  1. Sekretaris

seseorang yang bertugas untuk mengarsip, mengurus surat menyurat, dan tugas-tugas menulis lainnya untuk organisasi ataupun individu.

  • Sekretariat

suatu tempat dimana sekretaris bersama dengan staf-stafnya bekerja menjalankan fungsi-fungsi administrasi, pengarsipan dan operasional suatu organisasi.

  • Kesekretariatan

keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Lalu bagaimana tugas pokoknya?

Sebuah Administrator atau pelaksana kegiatan penunjang dalam sebuah organisasi memiliki beberapa tugas pokok, diantaranya ;

  • Merencanakan (planning)
  • Menyusun (Arangging)
  • Menghimpun (collecting)
  • Mencatat (Recording)
  • Mengolah (Processing)
  • Mengendalikan (Controlling)
  • Mengirim (Transfering)
  • Menyimpan (Filling)

Dalam Administrasi terdapat istilah  Surat Menyurat. Lalu Apa Fungsi Surat menyurat?

  1. Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan ekonomis
  2. Menjadi wakil dari pembuat surat dengan membawa pesanatau informasi ke penerima
  3. Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai kekeuatan hukum
  4. Menjadi sumber data yang dapat digunakan sebagai informasi
  5. Menjadi surat jaminan – surat gadai
  6. Mengikat antara dua pihak – surat kontrak
  7. Menjadi alat promosi
  8. Menghemat waktu, tenaga dan biaya

Selain digunakan sebagai media komunikasi, surat berfungsi sebagai berikut.

  • Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa hukum.
  • Surat berfungsi sebagai alat pengingat.
  • Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
  • Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan.
  • Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulis.

Yuk, mengenal jenis-jenis surat dalam beberapa kategori !

Berdasarkan Kepentingannya, surat dapat dibedakan menjadi

  • Surat dinas, yaitu surat yang digunakan dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik dinas pemerintah maupun dinas swasta.
  • Surat niaga, yaitu surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan.
  • Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang digunakan untuk kepentingan keluarga.

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi

surat undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan, surat permohonan izin, surat perintah, surat perjanjian, surat keputusan, surat pengusulan, surat kuasa, surat berita acara, surat laporan, surat rekomendasi, surat balasan, surat kawat/telegram, memo, dan nota dinas.

Bagaimana sih syarat surat yang baik?

  1. Surat harus disusun dengan teknik yang benar
    1. Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai pedoman
    1. Diketik dengan betul dan jelas
    1. Menggunkan kertas yang sesuai

2. Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit

  • Penerima dapat memahami isinya
    • Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang dikehendaki

3. Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku sesuai dengan EYD

Mengenal bagian-bagian surat yuk…..

  1. Kepala surat
  2. Tanggal surat
  3. Nomor surat
  4. Lampiran
  5. Perihal/hal
  6. Alamat dalam/alamat tujuan
  7. Salam pembuka
  8. Isi surat
    1. kalimat pembuka      
    1. Isi surat yang sebenarnya  
    1. kalimat penutup
  9. Salam penutup
  10. Tanda tangan dan nama jelas
  11. Jabatan
  12. Tembusan
  13. Inisial

Bagaimana dengan Surat Dinas?

Segala komunikasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor/organisasi.

Berdasarkan sifatnya dibedakan menjadi

  • Surat tertutup : Surat yang harus diterima dalam keadaan tertutup
  • Surat terbuka : Surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan di buka dan di catat

Berdasarkan nilai dan kepentingan isinya dibedakan menjadi:

  • Surat penting : Bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut maslaah kebijakan dan bila hilang akan menghambat dan merugikan organisasi
  • Surat biasa/rutin : Isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan jika hilang informasi dapat diperoleh pada bagian lain
  • Surat rahasia : Memerlukan perlindun

Bagaimana dengan Surat  Pemberitahuan ??

Surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi

Dibagi menjadi :

  • Surat pengumuman
    • Surat edaran

Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataan-pernyataan berikut.

  • Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa karyawan kami yang bernama….
    • Dengan ini kami beri tahukan bahwa kami menyetujui kebijakan Saudara…
    • Berhubungan dengan surat kami…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
    • Untuk memenuhi permintaan…, dengan hormat kami beri tahukan bahwa….
    • Bertalian dengan surat Saudara nomor…, kami beri tahukan bahwa…

Bagaimana dengan Surat Perjanjian?

  • Surat yang berisi pernyataan seseorang, dua orang atau lebih yang mengikat dirinya denagn orang lain untuk melakukan suatu kesepakatan hukum
  • Kesepakatan tersebut menimbulkan hak dan kewajiban bagi kedua belah pihak
  • Jika salah satu melanggar akan di kenai sanksi

NB : Surat perjanjian terdiri atas beberapa macam, antara lain tentang jual-beli, sewa beli (leasing), sewa-menyewa, borongan pekerjaan, pinjam-meminjam, dan kerja sama (bagi hasil), serta perjanjian kerja sebagai karyawan.

Penulis :

Nurul Nofi Aini

Staff Ahli Kearsipan dan Data Center

Biro Umum BEM FMIPA

Leave a comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *