Pengelolaan Inventaris Dan Kerumahtanggan Organisasi

Pengertian Inventarisasi

Penatausahaan barang milik organisasi atau pemerintah merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban atas pengelolaan barang. Secara historis barang kekayaan organisasi atau pemerintahpada hakikatnya adalah kekayaan masyarakat. Oleh karena itu tanggung jawab moral bagi pengelola barang amat berat. Namun masih banyak dijumpai di berbagai organisasi baik pemerintah maupun swasta kurang mengetahui secara pasti berapa tepatnya kekayaan yang dimiliki, dan bahkan tidak mengetahui dimana aset tersebut berada.Pada umumnya aset atau saran dan prasarana kebanyakan berupa alat atau perabotan yang digunakan oleh organisasi dalam menunjang kegiatan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Namun apakah pengelolaan sarana dan prasarana organisai sudah dilakukan dengan baik? Pertanyaan ini kebanyakan akan dijawab sudah baik, karena jika ternyata fakta di lapangan terjadi sebaliknya mereka akan menghindar dan melepas tanggungjawabnya.Artinya masih banyak sekali kasus hilangnya barang-barang milik/kekayaan organisasi baik swasta maupun pemerintah yang sulit di lacak keberadaannya.

Penatausahaan barang milik /kekayaan organisasi layaknya disebut inventarisasi. Inventaris menunjuk pada barang/benda yang secara resmi menjadi milik organisasi. Sedangkan inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan, pencatatan, penggolongan, pengklasifikasian, pengkodean, terhadap barang/sarana prasarana yang dimuat dalamsuatu daftar. Karena itu Inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekayaan negara baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak. Kegiatan pencatatan sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisai, sedangkan barang sebagai obyek yang dicatat yang berupa benda/barang tahan lama disebut barang inventaris.

Tujuan Inventarisasi

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha peyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasaran yang dimiliki oleh suatu Organisasi .

Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:

a)Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh  suatu organisasi.

b)Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana.

c)Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.

d)Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi

Manfaat Inventarisasi

Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:

a)Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.

b)Menyiapkan dan menyediakan bahan laporanpertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/negara.

c)Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.

Pengadministrasian Barang Inventaris

Pelaksanaan kegiatan pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam Buku Induk Barang Inventaris, Buku Golongan Barang Inventaris, Buku Catatan Barang Non Inventaris, Daftar Laporan Triwulan, Mutasi Barang Inventaris, Daftar Rekap Barang Inventaris.

1.      Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya.

2.     Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.

3.     Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang habis pakai, seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya.

4.     Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tempat mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan inventaris.

5.      Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris menurut golongan barangnya.

6.     Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal 1 April tahun yang lalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 April tahun anggaran berikutnya.

Penulis :

Irin Fagianti Rias Pratiwi

Staf Ahli Bidang Inventarisasi dan Kerumahtanggan

Biro Umum BEM FMIPA

Leave a comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *